2025.08.29

その会議、本当に必要ですか！？

ボクトヒカル

皆さんは、ビジネスの現場で、これはなんの会議だろう？と思ってしまう、無駄な会議に出席したことはありませんか？

会議は、チームの意思決定や情報共有に欠かせないものですが、「ただ出席するだけ」の無駄な会議に時間を奪われていませんか？会議を有意義なものに変えるためには、意識改革と具体的な行動の両方が不可欠です。

今回は、自身の経験と複数の参考資料を基に、無駄な会議を無くし、必要な会議を効率化する方法について書いています。

Contents

そもそも、なぜ会議を行うのか？

会議はそもそも何のために存在するのか考えてみると、何かを決めるために行う意思決定の場だと思います。

会議は、関係者が集まって情報を共有したり、重要な報告をし、意見やアイディアを出し合い、議論し、組織やチームの方向性を決める意思決定の場だと私は考えています。

基本的には、意思決定の必要が無い情報共有や進捗報告などは、メールやチャット、クラウドを利用した資料共有ツールなどで十分だと思っています。

何も決めない会議であっても、“自分以外の考えを複数人から直接聞きたい”、“アイディア出しなどでメンバーの活発な意見交換を促したい”、という理由であれば、直に顔を合わせて話し合うことにも意味があると思います。

ただし、どちらにせよ、会議を行う際は事前に、会議の主催者やファシリテーター、またはマネージャーが、参加者に対して「なぜ会議を行うのか」、会議の目的をハッキリ伝えておく必要があります。

無駄な会議を無くすための基本的な３つのポイントは、大きく分けて以下の3点です。基本的なことですが、私はコレが非常に重要なポイントだと思っています。

会議には、明確な目的が必要です。会議を始める前に、以下の点を自問自答してみましょう。

会議の効率は、会議そのものだけでなく、その前後で決まります。

効率的な会議運営には、基本的なルール設定が効果的です。

時間厳守: 開始時間と終了時間を厳格に守ることで、議論の長期化を防ぎます。
ファシリテーターを置く: 議論が本筋から外れないよう進行役がコントロールします。特定の人の発言が続くのを防いだり、発言機会のない人に話を振ったりする役割も重要です。
参加者を厳選する: 意思決定に関わる人や、必要な情報を持つ人に絞って招待します。

これらの改善策が分かっていても実行されない場合、それは個人の問題ではなく、より根深い組織文化やチームの共通認識の欠如が原因である可能性があります。

組織文化の問題: 「会議はとりあえず出席するもの」「形式的に開催するもの」といった無意識の前提が組織内に浸透している場合があります。経営層が「会議の効率化は重要だ」と強く発信し、自ら模範を示すことが不可欠です。
共通認識の欠如: 会議の目的やゴールが参加者間で共有されていないと、それぞれが違うゴールを目指してしまい非効率になります。会議の冒頭で目的を明確に宣言する習慣をつけましょう。
「やらない理由」を探る: 現状維持バイアスや、「とりあえず会議」の安心感から非効率なやり方を続けてしまうことがあります。

これらの課題はすぐに解決できるものではありませんが、小さな成功体験を積み重ね、その効果を組織全体に共有していくことで、徐々に文化を変えていくことが可能です。